Types de réunion proposés avec fonctionnalités d'accessibilité
Voici nos recommandations pour choisir des plateformes de réunion virtuelles en fonction du type de réunion ou d'événement, du nombre de personnes et du contenu partagé.
Veillez toujours à ce que les demandes de mesures d’adaptation soient effectuées à l’avance et appliquez toutes les mesures d’accessibilité nécessaires en fonction du public connu ou des demandes de mesures d’adaptation reçues. Si vous ne pouvez pas connaître les besoins des participants, vous devriez fournir autant de mesures d’adaptation que possible et devrez organiser une interprétation en langue officielle (anglais – français), si les deux langues sont utilisées au cours de l’activité. Selon les profils linguistiques du public et la langue dans laquelle est tenue la réunion, une interprétation en langue officielle sera nécessaire.
Exemple : un public inconnu à une réunion bilingue nécessitera une interprétation en langue officielle et il conviendra de fournir tous les services de traduction en temps réel des communications (CART) et d’interprétation en langue des signes nécessaires dans les deux langues.
Les participants nécessitant des services interprétation en langue des signes devraient disposer d’un écran réservé à l’interprète. Veillez à ce que les participants sachent que deux écrans sont recommandés, afin qu’ils puissent s’organiser avant la réunion. La solution de rechange temporaire pour l’interprétation en langue des signes avec MS Teams est de veiller à ce que les participants concernés disposent de deux dispositifs distincts pour se connecter à la réunion : un pour suivre la présentation et un pour suivre l’interprétation en langue des signes.
En l’absence de renseignements protégés lorsque des services d’interprétation en langue des signes sont requis, passez à Zoom pour éviter cette solution de rechange. Les participants extérieurs au gouvernement du Canada sont probablement plus familiers avec Zoom et plus aptes à l’utiliser.
Note: En cas de renseignements protégés, MS Teams doit être utilisé.
| Taille de réunion | Public visé : interne/externe | Plateformes de réunion recommandée |
|---|---|---|
| Petite | Interne | MS Teams |
| Petite | Interne et externe | MS Teams |
| Grande: jusqu’à 325 participants | Interne | MS Teams |
| Grande: plus de 325 participants | Interne | MS Teams (version évènement en direct) |
| Grande : plus de 325 participants | Interne et externe | Zoom (en l’absence de renseignements protégés) |
| Consultations avec des citoyens canadiens | Externe | Zoom (en l’absence de renseignements protégés) |
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