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Rendre vos courriel accessibles

Un courriel accessible est important pour les personnes handicapées, mais aussi pour tout le monde. Découvrez comment créer un e-mail accessible dans Outlook.

Sur cette page

Format du texte

Outlook offre trois options de format : HTML, texte brut et texte enrichi. Parmi ces trois options, le format HTML est celui qui rend le contenu le plus accessible.

Le format HTML comporte plusieurs avantages afin de rendre vos courriels plus inclusifs :

L’utilisation du format HTML est conforme aux règles d’accessibilité en vigueur, notamment les normes WCAG et EN 301 549.

Pour rédiger vos courriels en format HTML :

  1. sélectionnez Fichier (Alt + F);
  2. sélectionnez Options (V);
  3. sélectionnez Courrier (C);
  4. dans la liste déroulante Composition des messages (Alt + É), choisissez HTML;
  5. sélectionnez OK.

Message bilingue (le cas échéant)

Dans la mesure du possible, évitez d’envoyer des courriels bilingues parce qu’ils peuvent créer divers problèmes d’accessibilité et de convivialité pour de nombreux utilisateurs.

Si vous devez utiliser des courriels bilingues, veillez à ce qu’ils soient aussi accessibles que possible.

Définir une langue

Si le document entier est en anglais mais que certaines sections renferment des passages en français, le lecteur d’écran configuré pour le texte anglais essaiera de prononcer les termes français et le résultat ressemblera à du charabia.

Langage clair

Évitez les styles d’écriture trop complexes.

Resources

Styles

Un style est un ensemble d’attributs de mise en forme intégrés que vous pouvez appliquer au contenu de votre document, y compris les titres. Un style contient des attributs de mise en forme tels que la couleur et la taille des caractères, si le texte est en gras ou en italique, ainsi que l’espacement des paragraphes et des lignes. Lorsque vous appliquez un style à un texte,

vous appliquez en une seule étape facile tous les attributs de mise en forme contenus dans le style particulier, et vous obtenez une présentation uniforme dans tout le document.

Utilisation d’un style

Le volet Styles se trouve sur l’onglet Format du texte. Mettez en évidence le texte que vous voulez modifier, par exemple, un titre dans votre message.

Pour ouvrir le volet Styles, cliquez sur la flèche d’expansion (Alt, X, S). Sélectionnez Titre. Le style Titre sera mis en évidence dans la liste et sera appliqué au texte sélectionné.

Modifier un style

  1. Placez votre curseur à l’endroit du texte dont vous voulez modifier le style.
  2. Appuyez sur les touches Ctrl + Maj + S.
  3. Sélectionnez Modifier dans la boîte de dialogue Appliquer les styles.
  4. Dans le groupe Mise en forme, effectuez les modifications souhaitées (style de police, taille des caractères, alignement, interligne ou tabulations).
  5. Déterminez si le changement de style s’applique au document en cours ou aux nouveaux documents basés sur ce modèle. L’option Uniquement dans ce document s’applique par défaut.
  6. Sélectionnez OK.

Remarque : Lorsque vous modifiez un style, le changement s’appliquera à toutes les occurrences du texte ayant ce style, pas seulement au texte sélectionné.

Polices de caractères

Les polices de caractères utilisées le plus souvent sont Arial ou Calibri (polices sans empattement), et Times New Roman ou Cambria (polices avec empattement). Les polices avec empattement peuvent créer des problèmes d’accessibilité pour les personnes atteintes de difficultés cognitives ou visuelles.

Veillez à utiliser une police de caractères sans empattement comme Arial, Calibri, Verdana, etc.

Attributs de la police de caractères

Il faut toujours :

Évitez :

Utilisation de la couleur

N’utilisez pas la couleur comme seul moyen de transmettre de l’information. Si vous utilisez la couleur pour communiquer un message, utilisez toujours une ou plusieurs autres méthodes pour transmettre la même information (par exemple, des motifs, des étiquettes, des symboles, etc.).

Contraste de couleurs

Thèmes Outlook

Évitez de modifier le thème Outlook par défaut (Office). L’utilisation d’autres thèmes peut créer des problèmes d’accessibilité.

Structure sémantique

Titres

Paragraphes

Listes

Images accessibles

Images alignées sur le texte

Lorsque vous insérez des images (aussi appelées illustrations) dans Word, définissez l’image comme étant Alignée sur le texte puisqu’il s’agit de la seule option accessible pour que les technologies adaptées voient l’image. N’entourez pas une image de texte puisque cela empêche certains utilisateurs d’accéder aux images et au texte de remplacement.

Texte de remplacement

Le texte de remplacement sert à décrire les images et autres contenus non textuels. Les éléments visuels tels que les photos, les icônes, les diagrammes et les tableaux doivent être accompagnés d’un texte de remplacement qui décrit brièvement le contenu pertinent de l’image. Vous devez ajouter un texte de remplacement aux images ou graphiques significatifs pour qu’ils soient accessibles aux utilisateurs de technologies adaptées.

Lorsque vous rédigez un texte de remplacement, pensez à la manière dont vous utilisez les images. Ne tenez pas compte des détails qui n’ont pas de lien avec le document. Par exemple, une image illustrant un groupe d’étudiants apparaît dans un document portant sur l’embauche d’étudiants pour l’été.

Ajouter un texte de remplacement

  1. Sélectionnez une image ou un graphique.
  2. Faites un clic‑droit sur l’image et sélectionnez Afficher le texte de remplacement (Maj + F10, T).
  3. Ajoutez une description.

Ajouter une légende

  1. Sélectionnez une image.
  2. Faites un clic‑droit sur l’image et sélectionnez Insérer une légende (Maj + F10, D).
  3. Ajoutez une légende.

Descriptions longues

Les descriptions longues fournissent les informations essentielles contenues dans une image complexe sous forme de texte. Tout lecteur, quelles que soient ses capacités, peut avoir de la difficulté à comprendre des images complexes sans une explication écrite plus longue.

Utilisation de tableaux

Ajouter un tableau

  1. Insérez un tableau en utilisant les options de l’onglet Insertion (Alt, S, ÇT, I).
  2. Choisissez le nombre de rangées et de colonnes.
  3. Sélectionnez OK.
  4. Les cases à cocher Ligne d’en-tête et Première colonne de l’onglet Création de tableau sont activées par défaut. Évitez de décocher ces cases, car il s’agit des options d’accessibilité par défaut.

Hyperliens pertinents

Microsoft Office affiche automatiquement les hyperliens sous forme de texte bleu souligné. Cela aide les lecteurs à repérer les hyperliens dans un document.

Remarque : Utilisez uniquement le soulignement pour les hyperliens dans votre contenu numérique.

Signets

Un peu comme une table des matières, les signets vous permettent de créer des liens vers certaines parties d’un courriel, ce qui permet à l’utilisateur d’accéder directement à une partie particulière du message.

La création d’un signet vous permet de choisir un sujet dans votre courriel vers lequel vous pouvez ensuite insérer un lien.

Pour créer un signet :

  1. Sélectionnez le texte auquel l’hyperlien du signet doit mener.
  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, sélectionnez Signets (Alt, S, ÇI).
  3. Dans le champ Nom du signet, entrez un nom pertinent (par exemple, « Section en français »). Remarque : les espaces et les caractères spéciaux ne peuvent pas être utilisés dans les noms de signet.
  4. Sélectionnez Ajouter (Alt + A).

Pour créer un lien vers votre signet :

  1. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, sélectionnez Lien, puis Insérer un lien (Alt, S, I2, I).
  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte, sélectionnez Emplacement dans ce document (Alt + A).
  3. Ajoutez un texte pertinent dans le champ de saisie Texte à afficher (Alt + T) [par exemple, « Section en français »].
  4. Dans le groupe Signets, sous Sélectionner un emplacement dans ce document (Alt + C), sélectionnez le nom du signet que vous avez créé.
  5. Sélectionnez OK.

Signatures de courriel accessibles

Créez une signature de courriel qui apparaîtra au bas de tous vos courriels sortants avec la fonction de signature intégrée à Outlook, dans les paramètres du courrier.

Remarque : Vérifiez les exigences de votre ministère concernant le formatage et le contenu des signatures.

  1. Allez à Fichier (Alt, F).
  2. Sélectionnez Options (V).
  3. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, sélectionnez Courrier (C).
  4. Dans la section Composition des messages, sélectionnez Signatures (Alt + G).
  5. Sélectionnez Nouveau (Alt + N).
  6. Donnez un nom à la signature (par exemple, courante, informelle ou officielle, etc.).
  7. Placez le curseur dans le champ de signature (Alt + I et Tab jusqu’au champ) et entrez des éléments comme une salutation (Merci) et vos nom, titre, pronom, etc.
  8. Utilisez les options de mise en forme disponibles pour modifier l’apparence. a. Utilisez une taille de caractères appropriée (12 points ou plus).
  9. Sélectionnez OK.
  10. Sélectionnez OK de nouveau.

Remarque : N’utilisez pas d’images de texte dans votre bloc de signature (sauf s’il s’agit d’un logo).

Vérification de l’accessibilité

Le vérificateur d’accessibilité ne remplace pas la connaissance des principes de création d’un document accessible. Il s'agit d’un outil automatisé qui décèle seulement certains problèmes d’accessibilité.

Vérificateur d’accessibilité d’Outlook

  1. Sous l’onglet Révision (Alt, R).
  2. Sélectionnez Vérifier l’accessibilité (A).

Lecteur d’écran Narrateur de Windows

Date de modification :