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Bonnes pratiques pour les événements virtuels accessibles

Ce guide porte sur la planification d'événements, englobant un large éventail d'activités telles que des conférences, des réunions et des présentations. Il propose une chronologie suggérée pour organiser votre événement, mais n'insiste pas sur une approche stricte. Avant de plonger dans le guide, nous vous invitons à prendre en compte les problèmes courants rencontrés par les personnes en situation de handicap lors d'événements. L'objectif est de travailler ensemble pour relever ces défis et créer des expériences plus inclusives et accessibles.

Sur cette page

Introduction

Aux fins du présent contenu, le terme « événement » comprend des activités telles que: événements, des conférences, des réunions, des kiosques, des formations, des présentations et plus encore.

Le présent guide propose un calendrier pour l'organisation de votre événement, mais celui-ci n'est pas normatif.

Problèmes courants signalés par les personnes en situation de handicap

Avant d'explorer le présent guide, nous vous invitons à prendre connaissance des plaintes les plus courantes concernant les événements que nous avons recueillies auprès de personnes en situation de handicap. Nous vous invitons à collaborer avec nous pour aborder de front les difficultés suivantes.

Audio

Visuel

Mobilité

Cognitif

Cadre juridique canadien pour l'accessibilité des événements

Au Canada, la Loi canadienne sur l’accessibilité ainsi que la Loi canadienne sur les droits de la personne et la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation nous incitent à créer des événements accessibles. Ce cadre juridique protège les droits des personnes en situation de handicap afin d'assurer leur pleine participation dans la société.

Voici un bref résumé de leur relation avec la gestion des événements :

Loi canadienne sur l’accessibilité

L'objectif est de faire du Canada un pays exempt obstacles d'ici le 1er janvier 2040, en exigeant la reconnaissance, l'élimination et la prévention des obstacles dans les domaines suivants :

Loi canadienne sur les droits de la personne

Interdit la discrimination fondée sur le handicap.

Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

Garantit la pleine participation des personnes en situation de handicap en concevant l’ensemble des systèmes, processus et installations de manière à ce qu'ils soient accessibles dès le départ. Lorsqu'un obstacle ne peut être supprimé, la personne doit bénéficier de mesures d'adaptation.

Faits à retenir

À propos des mesures d’adaptation

À propos des handicaps

À propos d’une planification minutieuse

Événements virtuels

Feuille de route

Tout d'abord, vous devrez planifier votre événement. Plusieurs décisions devront être prises, notamment :

Ensuite, vous organiserez votre événement. Nous vous recommandons de faire ce qui suit :

Troisièmement, vous animerez votre événement. Assurez-vous de faire ce qui suit :

Enfin, après l'événement, vous voudrez faire ce qui suit :

Planification de l’événement : un à deux mois avant la tenue de l'événement (environ)

Décidez si l'événement est bilingue ou s'il s'agit de deux sessions unilingues

Une session en français, une session en anglais (meilleur choix pour l'accessibilité)

Dans la mesure du possible, prévoyez deux sessions distinctes, l'une en français et l'autre en anglais. C'est particulièrement utile pour les formations obligatoires et essentielles.

Événement bilingue (meilleur choix pour les langues officielles)

Les événements bilingues sont une option, en particulier pour les conférences et les événements hebdomadaires ou pour l’ensemble du personnel.

Voici les points à retenir lorsque vous organisez un événement bilingue :

Ressources pour les événements bilingues

Décidez de la plateforme virtuelle qui accueillera votre événement

Choisissez une plateforme dont l'interface utilisateur est conforme au niveau AA de la norme WCAG 2.1. En outre, nous vous recommandons de faire appel à des utilisateurs en situation de handicap pour tester la convivialité de votre plateforme et la manière dont vous avez mis en œuvre votre événement. Pour obtenir des conseils détaillés, reportez-vous à la section Selecting an accessible remote meeting platform (lien en anglais seulement) du guide sur l'accessibilité des réunions à distance de W3C.

Attribuez des rôles et des responsabilités au personnel chargé de l'événement

Avertissement :

Lors des événements de moindre envergure, certains membres du personnel peuvent être amenés à jouer plusieurs rôles. Les événements plus importants présenteront plus de défis et nécessiteront une plus grande répartition des tâches. N'oubliez pas que des tiers, tels que des compagnies de production audiovisuelle, peuvent être chargés de certaines de ces tâches.

En règle générale, les rôles suivants sont attribués, mais ces conseils ne sont pas normatifs :

Hôte / responsable de l'événement

Remarque : Il est recommandé d'avoir un seul hôte / animateur de l'événement, car les participants se sentent plus à l'aise lorsqu'ils entendent une voix familière.

Modérateur(s)
Présentateur(s)
Administrateur / Soutien
Preneur de notes

Remarque : La distribution des notes après l'événement est importante, en particulier pour les participants qui ont de la difficulté à écouter et à écrire en même temps.

Réservez les services de mesures d’adaptation une fois la date confirmée

Des mesures d’adaptation peuvent être nécessaires pour remplir les obligations énoncées dans la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Remarque : Veuillez fournir à l'avance le matériel de présentation (PowerPoint, Word, courriel, vidéos préenregistrées) aux fournisseurs de services. En raison de la forte demande, nous vous conseillons de soumettre vos demandes au moins quatre semaines avant l'événement.

Services d'interprétation en langue des signes (ASL, LSQ)

Les personnes qui sont sourdes, malentendantes ou qui maîtrisent la langue des signes peuvent avoir des difficultés avec les sous-titres écrits, car il s'agit de leur deuxième langue. L'interprétation en langue des signes améliore également l'expérience en transmettant l'intonation, l'émotion et des renseignements audio importants.

Traduction en temps réel des communications

Le sous-titrage permet aux personnes qui sont sourdes, qui ont subi une perte d’audition ou qui souffrent de troubles cognitifs tels que des difficultés à traiter des informations auditives, et même aux personnes dont le français et l'anglais ne sont pas la langue maternelle, de participer pleinement à des événements en direct.

Remarque : La réservation doit être faite pour un minimum de deux heures, après quoi des frais sont facturés au demandeur par tranches de 30 minutes.

Mise en garde : Certaines plateformes d'événements virtuels proposent des sous-titres automatisés en direct, comme les sous-titres en direct dans Microsoft Teams. Malheureusement, ces technologies commettent souvent des erreurs, ce qui désavantage les utilisateurs qui comptent sur les sous-titres. Les sous-titres automatiques ne devraient être utilisés qu'en dernier recours ou pour des événements de moindre importance. Utilisez plutôt les services de sous-titrage CART.

Services d’interprétation et de traduction simultanée

Les événements bilingues peuvent constituer un obstacle pour les personnes unilingues en situation de handicap. Pour garantir le plein accès, des traductions vocales simultanées sont nécessaires. Les sous-titres traduits ou le contenu à l'écran ne sont pas accessibles aux utilisateurs non visuels. Par conséquent, ils doivent attendre les changements de langue sans aucun stimulus et s'en remettre uniquement aux résumés des points de discussion dans leur langue.

Remarque : Ceci nécessite une plateforme virtuelle qui offre plusieurs canaux vocaux, un pour chaque langue. Lorsque le présentateur ne parle plus la langue du canal vocal, l'interprète affecté au canal vocal doit prononcer la traduction.

Veillez à ce que tous les supports de l'événement soient accessibles (tels que les courriels, les présentations PowerPoint, les documents Word...)

Tout le contenu distribué doit être accessible et dans les deux langues officielles. Dans la mesure du possible, privilégiez les formats plus accessibles tels que HTML, Word, PowerPoint, ePub plutôt que les formats moins accessibles tels que PDF.

Important : Révisez toujours le matériel des présentateurs, même lorsque ceux-ci sont externes, car vous serez responsable de l'accessibilité du contenu.

Formation

Envisagez de suivre une formation sur l'accessibilité. Lorsque le contenu est élaboré par des personnes qui ont acquis des connaissances en matière d'accessibilité et qui les appliquent dès le départ, cela permet de gagner bien du temps et d'économiser beaucoup d'argent en réduisant la nécessité de prendre des mesures correctives et en évitant les plaintes potentielles.

Veuillez consulter la boîte à outils d'accessibilité numérique pour obtenir des renseignements plus détaillés dans nos guides. En outre, nous vous recommandons de regarder l'atelier enregistré de l'EFPC intitulé « Rendre ses documents accessibles (INC1-V46) ».

Conseil général sur l'accessibilité des documents (s'applique à tous)
Conseils rapides pour les courriels
Conseils rapides pour les présentations PowerPoint
Conseils rapides pour les documents Word
Conseils rapides pour les vidéos préenregistrés

Envoie des invitations aux participants

Établissez un ordre du jour
Incluez les renseignements sur l'événement dans l'invitation

Veillez à inclure les renseignements suivants dans votre invitation à l'événement :

Préparez-vous : une à deux semaines avant l'événement (environ)

Préparez les scénarios

Un scénario pour l'hôte peut être très utile pour guider l'événement. En général, un tel scénario contient le discours d'ouverture de l'hôte, les déclarations pour les sections de questions et réponses et, enfin, le mot de la fin.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de scénario de discours d'ouverture que vous pouvez modifier à votre guise :

Bienvenue à notre [nom de l'événement] à propos de [ajouter une courte description de l'événement]. Je m'appelle [dites votre nom] et je serai votre hôte aujourd'hui. [L'hôte devrait prendre le temps de reconnaître les Premières Nations et les territoires traditionnels (consultez le Guide).] Je vais d’abord aborder quelques points d’ordre administratif concernant l’événement virtuel d’aujourd’hui :

  • Si vous ne vous êtes pas encore déconnecté du VPN, veuillez le faire pour profiter d’une expérience optimale.
  • Veuillez désactiver votre microphone et votre vidéo pendant toute la durée de l'événement.
  • Pour poser des questions, tapez dans la fonction de clavardage ou attendez que nous ayons une période de questions pour utiliser la fonction « lever la main » - le raccourci clavier est [donnez le raccourci clavier]. Une fois que vous êtes sélectionné pour poser votre question, veuillez réactiver votre micro et montrer votre vidéo si vous le souhaitez. Nous trierons vos questions posées dans le clavardage et y répondrons soit dans le clavardage, soit pendant la période de questions. Sinon, nous pouvons vous demander d'envoyer votre question par courriel à l’adresse courriel de l'événement afin que nous puissions y répondre après cet événement.

Je vais maintenant vous présenter notre présentateur aujourd'hui : [présentez le présentateur]

Préparez-vous à présenter – Sensibilisation à l'accessibilité pour les orateurs

Tenez des répétitions (si nécessaire)

Plus l'événement est important ou critique, plus il est préférable d'organiser une répétition générale.

Si une répétition est jugée souhaitable, nous recommandons vivement de la faire pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Animez l'événement : jour de l'événement

Testez votre installation environ 15 à 30 minutes avant l'événement

Commencez l'événement!

Étiquette recommandée pour les participants

Invitez les participants à :

Corrigez les erreurs

Récapitulez l’événement

Après l'événement

Envoyez le contenu de la récapitulation

Veillez à distribuer le contenu dans un format accessible, ce qui est souvent fait par le biais d'un courriel de remerciement après l'événement :

Répondez aux questions après l'événement

Veuillez répondre en temps opportun.

Recueillez les commentaires des participants

Demandez aux participants de vous faire part de leurs commentaires et offrez-leur plusieurs moyens de les recevoir, par exemple par courriel ou par l'intermédiaire d'un formulaire. Il est important d'obtenir une rétroaction pour continuer à améliorer la qualité des événements.

Voici quelques exemples de sujets qui peuvent être abordés et de questions qui peuvent être posées :

À titre de référence : Ce qui affectera votre budget

À titre de référence : Plateformes virtuelles

Avertissement de sécurité : « Bombardement » des événements virtuels

Des termes comme « bombardement par Zoom », « T-BOMB », etc. sont devenus populaires pour décrire l'intrusion d'étrangers sur l'internet dans des événements virtuels. En général, les intrus tentent de perturber l'événement en partageant leur caméra, en faisant du bruit dans leur micro ou en utilisant la fonction « Partager l'écran ».

Voici quelques conseils pour gérer les risques liés à ces attaques :

Information sur Microsoft Teams

Conformité aux normes d'accessibilité

Vous trouverez les modèles volontaires d'accessibilité des produits (VPAT) pour MS Teams dans les rapports de conformité de l'accessibilité de Microsoft (lien en anglais seulement), en utilisant le filtre et en choisissant « Teams » comme catégorie.

Options recommandées pour les événements

Après avoir configuré un événement dans MS Teams, il est possible de modifier les options de réunion. Pour accéder aux options de réunion, activez le lien situé au bas de l'invitation à l'événement générée par Teams.

Dans la mesure du possible, nous recommandons ce qui suit :

Ressources supplémentaires pour l'organisateur
Copiez-collez des renseignements que vous pouvez inclure dans l'invitation des participants

Veuillez consulter les liens suivants pour en savoir plus sur Microsoft Teams :

Pour commencer

Accessibilité

Réduction des distractions

Fonctionnalités pour événements

Remarque : Les participants qui entrent dans une réunion Microsoft Teams après que 1 000 personnes se sont déjà jointes auront une expérience restreinte, en lecture seule. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les contrôles et les actions disponibles dans cette expérience de réunion en lecture seule, veuillez consulter la ressource suivante : « Expérience de réunion en lecture seule de Teams - Microsoft Teams | Microsoft Learn ».

Information sur WebEx

Conformité aux normes d'accessibilité

Les VPAT remplis pour WebEx se trouvent parmi les autres produits de cette société sur la page « Voluntary Product Accessibility Templates - Cisco » (en anglais seulement), dans la section « WebEx App ».

Copiez-collez des renseignements que vous pouvez inclure dans l'invitation des participants

Veuillez consulter les liens suivants pour en savoir plus sur WebEx :

Pour commencer

Accessibilité

Réduction des distractions

Fonctionnalités pour événements

Information sur Zoom

Conformité aux normes d'accessibilité

Zoom affirme être conforme aux normes WCAG 2.1 niveau AA, aux normes révisées de l’article 508 et aux exigences de la norme EN 301 549. Vous trouverez les VPAT remplis pour Zoom à leur page Accessibilité dans la section « Documents relatifs à l’accessibilité ».

Pour déposer une plainte en matière d'accessibilité, contactez zoomphone-canada-access@zoom.us ou composez le (877) 662-1070.

Copiez-collez des renseignements que vous pouvez inclure dans l'invitation des participants

Veuillez consulter les liens suivants pour en savoir plus sur Zoom :

Pour commencer

Accessibilité

Réduction des distractions

Fonctionnalités pour événements

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